会议室是公司开展远程视频会议交流的重要地点，会议室设计的好坏对整个会议过程都会产生很大的影响，尤其是搭建需要硬件视频会议终端的视频会议系统，对会议室设计的要求非常高，会议室在设计上的缺陷，极有可能造成整个视频会议过程中参会者积极性大大降低，昂贵的视频会议硬件设备也无法发挥其应有的价值。而良好的会议室设计应当能提升参会者的积极性、提高远程沟通协作的效率。
一、会议室走动空间
很多人在设计视频会议室时，往往忽略了走动空间的重要性。一个适当大小，留有一定活动空间的视频会议室，易使客户放松心情，从而有利于洽谈。相反，拥挤的视频会议室会使客户产生拘谨的心理。
二、视频会议室会议桌
由于圆桌可让团队成员之间无障碍地交流，有利于营造平等、向心的交流氛围，因此视频会议室圆形或椭圆形的会议桌设计便于达成共识，启发创意和发挥团队精神。由于船形会议桌更有利于与会者视线的传递，因此船形会议桌、长方形会议桌都比较适合区分与会者地位的会议。
在视频会议室的空间设计中，还应该考虑到会议桌及桌位以外四周的流通空间。除了选好会议桌之外，不妨在视频会议室的角落里放上植物来保持在员工和潜在客户之间的和谐；此外，可打开窗让阳光照射进来；也可在墙上挂上能启发人的艺术品及公司取得的成就和相关目标的图表，从而营造一个积极向上的工作环境。
三、视频会议室光线
视频会议室的光线宜明亮的同时，光线的柔和适中度也是十分重要的，充足柔和的光线有助客户心情放松。如果会议室内的自然采光窗口较小或较少的话，建议在会议室内安装多些黄白光的灯管，以补充室内光线不足的缺陷。如果会议室内的窗户过大或过多，令会议室内的自然光过度强烈的话，对会议室内进行洽谈的客户与公司人员的精神有负面影响，因为光线过度强烈容易令人产生精神涣散的现象，对进行会议中的人的决策有所妨碍。
建议在视频会议室的窗户上布置暖色系列的窗帘，如：淡黄色、粉绿色等。以调整会议室内的光线强弱比例；或在会议室窗户上安装冷色调的百叶窗，例如：天蓝色、浅灰色等，以减低过于强烈的光照对客户的影响。
